gardeshban.ir

از هر کدام، دوتا

در هر سفر به وسایل شخصی نیاز دارید. دو چمدان کوچک و دو سری از وسایل شخصی‌تان تهیه کنید. مثلا دو دست لباس راحتی، دو عدد مسواک و خمیردندان، دو تا حوله‌ی مسافرتی و… . هر سری از وسایل شخصی‌تان را در یکی از آن دو چمدان بچینید. این‌طوری هروقت به سفر می‌روید و برمی‌گردید، اگر زمان کافی برای تمیز کردن یا مرتب کردن وسایل شخصی‌تان نداشته باشید، همیشه آماده‌ی سفر بعدی خواهید بود. مثل این‌که از لوازم شخصی‌تان بَک‌آپ بگیرید، پس در مواقع ضروری و سفرهای عجله‌ای، چمدانِ پشتیبان به یاری شما خواهد آمد.

سفر کاری با سفر تفریحی فرق می‌کند، بنابراین اگر دائم در حال سفر کردن هستید، باید عوامل دیگری را برای بهبود کیفیت سفرتان در نظر بگیرید. 

مثلا اگر همیشه به یک یا چند شهر ثابت سفر می‌کنید، سعی کنید یک محل اقامت ثابت برای خودتان در نظر بگیرید. اگر خیلی تنوع‌طلب نیستید، بهترین کار این است که بعد از تجربه‌ی یک اقامت خوب و راحت در یک هتل یا سویت یا مهمان‌خانه، همان را به محل اقامت همیشگی‌تان در آن شهر تبدیل کنید. البته توجه داشته باشید که محل هتل یا سویت شما نزدیک به محلی باشد که در آن جلسه یا سمینار دارید. 

داشتن اقامتگاه ثابت دوتا ویژگی دارد؛ یکی این‌که خدمه و کارکنان آن محل شما را می‌شناسند و با خلق‌وخو و ویژگی‌ها و انتظارات‌تان آشنا می‎‌شوند و سرویس و خدمات بهتری دریافت می‌کنید. دوم این‌که بعد از این‌که مشتری ثابت جایی شدید، می‌توانید تخفیف‌های خوبی بگیرید.

زبان یا گویش محلی

اگر به شهری سفر می‌کنید که زبان مادری‌شان با شما فرق دارد یا به ماموریت خارج از کشور می‌روید، به‌خصوص اگر در مقصد سفرتان مشتری‌ها و همکارانی دارید که می‌خواهید روابط کاری خود را با آن‌ها گسترش دهید، دست‌کم تلاش کنید بعضی عبارت‌های ضروری و اعداد و ارقام را به زبان آن‌ها یاد بگیرید. کافی است چند کلمه به زبان یا گویش مردم شهر یا کشور مقصد سخن بگویید، آن‌وقت معجزه‌ی زبان را به چشم خواهید دید که چطور در برقراری ارتباط بهتر با مردم آن منطقه به‌تان کمک می‌کند.

اطلاعات کافی

اگر بار اول است که به شهری یا کشوری سفر کاری می‌روید، پیش از سفر درباره‌ی مقصد اطلاعات کافی جمع کنید، مثلا فواصل فرودگاه تا محل جلسه و محل اقامت‌تان، وضع هوا و ترافیک و را گوگل کنید‌. تاریخ دقیق و زمان رویدادهای مختلفی را که قرار است در آن‌ها شرکت کنید جایی یادداشت کنید و رویدادها و مناسبت‌های محلی را با آن‌ها تطبیق بدهید که مثلا سر راه رسیدن به جلسه‌تان وسط راهپیمایی یا فستیوال یا رژه و… گیر نیفتید.

تقویم

اگر دست خودتان است، طوری برنامه‌ بریزید که سفر کاری‌تان با تعطیلات رسمی مقصد هم‌زمان نباشد. این‌طوری در زمان‌تان صرفه‌جویی می‌کنید. اما اگر هم حواس‌تان نبود و درست در تعطیلات رسمی وارد شهری شدید و به درِ بسته خوردید، دیگر حرص‌وجوش خوردن فایده ندارد، تا باز شدن ادارات و شرکت‌ها از تعطیلی و فرصتی که ناغافل به‌دست آمده، لذت ببرید.

سفر کاری، فقط و فقط پرواز مستقیم 

در سفرهای کاری پروازهای با توقف را انتخاب نکنید. علاوه بر این‌که طولانی شدن سفر خسته‌تان می‌کند و انرژی لازم برای انجام کارتان در مقصد از بین می‌رود، ممکن است در توقف میانی با تاخیر مواجه شوید و نتوانید به موقع به مقصد برسید.

به‌روز باشید

لازم نیست کوهی از پرونده و پوشه را با خودتان این‌طرف و آن‌طرف ببرید. تکنولوژی برای همین دارد هر روز رشد می‌کند که بارِ دست شما سبک و سبک‌تر شود. مثلا اسناد و مدارکی را که نسخه‌ی کاغذی‌شان را لازم ندارید، اسکن کنید و در یک فلش‌مموری یا هارد اکسترنال با خودتان ببرید. این‌طوری حتی می‌توانید تمام سوابق و اسناد کاری‌تان را هرجا که خواستید همراه‌تان داشته باشید. داشتن یک ویدئوپروژکتورِ کوچک هم بد فکری نیست. هر وقت و در هر مکانی خواستید می‌توانید برای شرکا و طرف قراردادتان کنفرانس یا سمینار کاری برگزار کنید.

طبق فهرست پیش بروید

فهرستی از برنامه‌ها و کارهایی که در مقصد باید انجام بدهید، به ترتیب تاریخ تهیه کنید یا از منشی‌تان بخواهید که برایتان تهیه کند. حین سفر فهرست‌تان را چک کنید که یک وقت خدای نکرده کاری را از قلم نینداخته باشید.

در دسترس باشید

 به‌هرحال شما یک فعال حوزه‌ی تجارت یا صنعت هستید و باید حواس‌تان به تمام جوانب کارتان و افرادی که با آن‌ها رابطه‌ی کاری دارید باشید، برای این‌که در طول سفر برای همکاران و مراجعان‌تان در دسترس باشید، تلفن محل کار خود را روی تلفن همراه خود دایورت کنید.

کمی استراحت کنید

درست است که شما راهی سفر کاری هستید و وقت سر خاراندن ندارید، اما سعی کنید در برنامه‌های شلوغ کاری‌تان وقتی را برای خودتان کنار بگذارید، بعد از انجام وظایف‌تان دست خودتان را بگیرید و در شهر مقصد گشتی بزنید. لازم نیست تمام شهر را زیر پا بگذارید، مثلا نزدیک‌ترین جاذبه‌ی دیدنی مقصد سفرتان را انتخاب کنید و بعد از انجام ماموریت‌تان، از آن‌جا دیدن کنید. اگر فرصت زیادی برای خرید کردن ندارید، از فروشگاه‌های نزدیک هتل یا فرودگاه، برای همکاران و خانواده‌تان سوغاتی بخرید. لازم نیست حتما پول زیادی خرج کنید، مثلا یک بسته شکلات یا خوردنی‌های محلی خانواده و دوستان یا همکاران‌تان را خوشحال می‌کند.…

درنهایت این‌که منظم باشید و به برنامه‌ریزی اهمیت بدهید اما دست‌کم چندساعتی را به خودتان اختصاص بدهید. اهمیت دادن به خودتان حتما به معنی نادیده گرفتن وظایف کاری‌تان نیست. با برنامه‌ریزی می‌توانید در تمام جنبه‌ها موفق و کارآمد باشید. یادتان نرود، قبل از این‌که مدیر، کارمند، معاون، مهندس، دکتر، پژوهشگر و هر چیزی دیگری باشید، انسان هستید.